Memilih Aplikasi Pesantren: 12 Pertanyaan yang Perlu Diajukan

Pondok yang mulai mencari aplikasi biasanya menemui banyak pilihan dengan daftar fitur yang panjang dan mirip satu sama lain. Keterbukaan dulu: kami adalah pembuat Serambi Santri, jadi timbanglah tulisan ini dengan itu. Karena itu kami sengaja menulisnya sebagai daftar pertanyaan yang bisa dipakai untuk menilai aplikasi mana pun, termasuk milik kami, bukan sebagai ajakan membeli.

Mulai dari masalah, bukan dari fitur

Sebelum membuka satu pun halaman produk, tuliskan tiga masalah yang paling menyita waktu pengurus saat ini. Misalnya tagihan yang sulit ditagih, data santri yang tersebar, atau wali yang terus bertanya lewat telepon. Kemudian nilai setiap aplikasi dengan satu ukuran: apakah tiga masalah itu terbantu?

Ini penting karena fitur dasar seperti portal wali, absensi, dan rapor sudah umum di aplikasi pesantren yang beredar. Menghitung jumlah modul tidak membantu membedakan satu aplikasi dengan lainnya. Yang membedakan adalah seberapa baik aplikasi itu menyelesaikan masalah Anda dengan cara yang bisa dijalankan pengurus sehari-hari.

Dua belas pertanyaan

Tentang kebutuhan

1. Fitur mana yang sudah bisa dipakai hari ini, dan mana yang masih rencana? Mintalah daftar yang memisahkan keduanya, dan mintalah demonstrasi langsung untuk fitur yang paling Anda butuhkan. Daftar fitur di halaman penjualan tidak selalu menunjukkan mana yang sudah berjalan.

2. Apakah bisa dimulai dari satu bagian saja? Pondok yang langsung memindahkan semuanya sekaligus sering kewalahan. Aplikasi yang memungkinkan Anda mulai dari data santri, lalu menambah bagian lain, lebih mudah diterima pengurus.

3. Bagaimana dengan kebutuhan khas pondok? Pastikan ada tempat untuk kelas diniyah yang terpisah dari kelas sekolah, asrama dan kamar, serta santri yang cuti atau boyong. Aplikasi sekolah umum sering tidak memikirkan hal ini.

Tentang pemakai

4. Apa yang harus dilakukan wali agar bisa memakainya? Tanyakan apakah wali harus memasang aplikasi, membuat akun, dan mengingat kata sandi. Semakin sedikit langkahnya, semakin banyak wali yang benar-benar memakainya. Kajian kasus di beberapa pesantren juga mencatat bahwa wali sering memerlukan sosialisasi agar mau berpindah ke cara baru.

5. Apakah pengurus yang kurang terbiasa komputer bisa memakainya? Minta pengurus paling gaptek mencoba sendiri selama masa uji. Kemampuan digital pengurus yang terbatas dan jaringan internet yang tidak merata adalah dua hambatan yang paling sering disebut dalam berbagai kajian tentang digitalisasi pesantren.

6. Bisakah dipakai di HP dengan sinyal terbatas? Coba di perangkat dan sinyal yang benar-benar dipakai di pondok Anda, bukan di laptop kantor.

Tentang data

7. Siapa pemilik data, dan bisa dibawa keluar? Data santri milik pondok. Pastikan Anda bisa mengunduh semua data dalam bentuk yang bisa dibuka, misalnya Excel, kapan saja, dan tanyakan apa yang terjadi pada data bila Anda berhenti berlangganan.

8. Bagaimana data dipindahkan dari catatan lama? Tanyakan apakah ada bantuan memindahkan data dari Excel, berapa lama biasanya, dan siapa yang mengerjakannya. Biaya dan tenaga pemindahan sering menjadi biaya tersembunyi terbesar.

9. Siapa yang bisa melihat apa? Periksa apakah ada pembagian peran, misalnya bendahara hanya melihat keuangan, dan apakah ada catatan siapa yang mengubah data apa. Bila hanya ada satu akun admin yang dipakai bersama, itu tanda bahaya.

Tentang keamanan dan hukum

10. Bagaimana aplikasi ini menangani data anak menurut UU PDP? Karena pondok adalah pengendali data, tanyakan apakah ada perjanjian pemrosesan data tertulis, bagaimana persetujuan wali dicatat, dan di mana data disimpan. Penjelasannya ada di artikel tentang data pribadi santri. Aplikasi yang tidak bisa menjawab pertanyaan ini dengan jelas patut dipertanyakan.

Tentang harga dan dukungan

11. Berapa biaya sebenarnya dalam setahun? Hitung dengan jumlah santri aktif Anda, bukan harga per bulan yang tertulis di halaman depan. Tanyakan apakah ada biaya pasang, biaya pemindahan data, biaya tambahan untuk fitur tertentu, biaya pembayaran daring, atau minimum per bulan. Periksa pula cara menghitung santri: apakah santri yang cuti atau sudah boyong ikut dihitung.

12. Apa yang terjadi bila Anda butuh bantuan, atau penyedianya berhenti? Tanyakan lewat apa dukungan diberikan, pada jam berapa, dan bagaimana menghubunginya. Tanyakan juga rencana bila layanan dihentikan: apakah data tetap bisa diambil.

Cara menguji sebelum memutuskan

Jangan memutuskan dari demonstrasi saja. Kerjakan uji coba kecil selama beberapa pekan dengan data nyata sebagian santri, dan beri tugas konkret kepada pengurus: tambah satu santri, kirim satu tautan kepada satu wali, cari satu data. Lalu catat apa yang membingungkan.

Libatkan tiga pihak dalam menilai: bendahara atau pengurus kantor yang akan memakainya setiap hari, satu atau dua wali yang akan menerima kiriman, dan pengasuh yang perlu paham ke mana data pondok disimpan. Aplikasi yang disukai pengurus tetapi dihindari wali tidak akan bertahan.

Satu risiko lain yang disebut dalam kajian kasus adalah sistem yang hanya dipegang satu orang. Salah satu sistem manajemen SDM yang diteliti hanya memiliki satu admin. Bila orang itu pindah atau berhenti, sistemnya ikut berhenti. Pastikan sekurang-kurangnya dua orang di pondok Anda paham cara mengelola aplikasi yang dipilih.

Tanda yang patut diwaspadai

• Janji fitur tanpa tanggal dan tanpa kejelasan apa yang sudah berjalan.
• Penjual yang menolak menjelaskan di mana dan bagaimana data disimpan.
• Meminta kata sandi akun lembaga, misalnya akun EMIS pondok, untuk "diurus" pihak lain.
• Harga yang berubah tergantung siapa yang bertanya.
• Tekanan untuk memutuskan hari itu juga.

Bila Serambi Santri ingin Anda nilai

Gunakan dua belas pertanyaan ini kepada kami juga. Yang bisa kami jawab dengan jelas: wali membuka satu link WhatsApp tanpa memasang aplikasi dan tanpa akun; data bisa diekspor ke Excel kapan saja dan berhenti berlangganan tanpa penalti; harga mengikuti jumlah santri aktif dengan tarif yang tertulis terbuka di halaman depan; dan ada perjanjian pemrosesan data dengan setiap pesantren. Yang perlu Anda ketahui dengan jujur: modul tagihan syahriyah dan perizinan sudah bisa dipakai, tetapi bayar lewat QRIS atau VA, kiriman tagihan otomatis, pengingat terjadwal, dan buku saku masih dijadwalkan dan belum bisa dipakai hari ini. Peta lengkap yang sudah ada dan yang menyusul ada di halaman aplikasi pesantren.