Data Pribadi Santri dan UU PDP: Kewajiban Pondok sebagai Pengendali Data

Pondok pesantren menyimpan banyak data tentang anak-anak: nama, alamat, nomor induk kependudukan, foto, kesehatan, sampai catatan keuangan keluarga. Sejak berlakunya Undang-Undang Pelindungan Data Pribadi, pengelolaan data itu bukan lagi sekadar soal kerapian, melainkan juga kewajiban hukum. Tulisan ini merangkum hal-hal pokoknya dalam bahasa sehari-hari. Ini bukan nasihat hukum; untuk keputusan yang berisiko, tanyakan kepada penasihat hukum yayasan Anda.

Apa itu data pribadi di lingkungan pondok

Data pribadi adalah data tentang seseorang yang teridentifikasi atau bisa diidentifikasi. Di pondok, contohnya:

• nama, tempat dan tanggal lahir, alamat, dan foto santri;
• NIK dan nomor kartu keluarga santri dan orang tuanya;
• nomor WhatsApp wali;
• catatan kesehatan, izin, dan pembinaan;
• data keuangan keluarga, seperti tunggakan syahriyah atau penerimaan bantuan.

Semua data itu milik orang yang bersangkutan, bukan milik pondok. Pondok mengelolanya atas dasar tujuan yang jelas dan persetujuan yang sah.

Dasar hukum yang perlu diketahui

Undang-Undang No. 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP) disahkan pada 17 Oktober 2022 dengan masa penyesuaian dua tahun, sehingga ketentuannya berlaku penuh sejak Oktober 2024. Pemerintah juga telah menetapkan peraturan pelaksananya, yaitu Peraturan Pemerintah No. 33 Tahun 2026. Beberapa ulasan kantor hukum menyebut ketentuannya mulai berlaku pada Januari 2027. Karena kami merujuk ulasan tersebut dan bukan teks resminya, sebaiknya pengurus membaca langsung teks resminya, misalnya di situs peraturan pemerintah, sebelum mengambil keputusan.

Pondok adalah pengendali data

UU PDP membedakan dua peran. Pengendali data adalah pihak yang menentukan tujuan dan cara pengolahan data. Pemroses data adalah pihak yang mengolah data atas nama pengendali.

Untuk data santri, pondok adalah pengendali. Pondok yang memutuskan data apa yang dicatat dan untuk apa. Penyedia aplikasi yang Anda pakai berperan sebagai pemroses: ia menyimpan dan mengolah data atas permintaan pondok. Konsekuensinya, pondok perlu memiliki perjanjian tertulis dengan penyedia aplikasi yang mengatur apa yang boleh dilakukan penyedia terhadap data itu. Ulasan hukum yang kami rujuk menyebut perjanjian ini memuat sejumlah klausul minimum, termasuk soal pengawasan, audit, dan pihak ketiga yang membantu penyedia. Hal ini menjadi salah satu pertanyaan yang layak diajukan ketika memilih aplikasi pesantren.

Data anak memerlukan persetujuan orang tua

Pasal 25 UU PDP mengatur bahwa pengolahan data anak dilakukan secara khusus dan memerlukan persetujuan orang tua atau wali. Bagi pondok, artinya persetujuan dari wali bukan formalitas administrasi. Persetujuan yang baik adalah persetujuan yang:

• diberikan sendiri oleh wali, bukan dicentang oleh pengurus atas namanya;
• spesifik, menyebut data apa yang dikumpulkan dan untuk apa, tidak sekadar kalimat umum;
• tercatat, lengkap dengan waktunya, sehingga bisa dibuktikan;
• bisa ditarik, dan penarikannya benar-benar membuat data yang bersangkutan dihentikan pengolahannya.

Pisahkan juga persetujuan untuk tujuan yang berbeda. Persetujuan menerima kabar lewat WhatsApp berbeda dari persetujuan memakai NIK untuk pelaporan EMIS, dan berbeda lagi dari persetujuan memasang foto santri di media sosial pondok.

Hak wali atas data ananda

UU PDP memberi pemilik data sejumlah hak. Yang paling relevan bagi pondok adalah hak untuk mengakses data, memperbaiki data yang keliru, meminta data dihapus bila tidak lagi diperlukan, dan menarik persetujuan. Siapkan satu jalur yang jelas bagi wali untuk menyampaikan permintaan itu, misalnya satu nomor WhatsApp atau satu orang yang ditunjuk, dan catat bagaimana permintaan itu ditanggapi. Ulasan yang kami rujuk menyebut batas waktu tanggapan yang singkat, sekitar tiga kali dua puluh empat jam, sehingga jangan biarkan permintaan menggantung.

Bila terjadi kebocoran

Data bisa bocor karena banyak hal: ponsel pengurus yang hilang, akun yang dipakai bersama, atau berkas Excel yang terkirim ke orang yang salah. Ulasan hukum menyebut kewajiban memberi tahu pihak yang terdampak dan lembaga yang berwenang secara tertulis dalam waktu tiga kali dua puluh empat jam. Pondok perlu menyiapkan rencananya sebelum kejadian: siapa yang memutuskan, siapa yang menghubungi wali, dan apa yang dikatakan. Menyusunnya sambil panik hampir pasti menghasilkan jawaban yang buruk.

Langkah praktis yang bisa dimulai pekan ini

1. Buat inventaris data. Tulis data apa saja yang dikumpulkan pondok, disimpan di mana, dan siapa yang bisa membukanya. Banyak pondok kaget menemukan data yang sama di lima tempat.
2. Batasi akses sesuai tugas. Bendahara perlu melihat tagihan, tetapi tidak perlu melihat NIK. Wali kamar perlu melihat kamar dan izin, tetapi tidak perlu melihat penghasilan orang tua. Pakai akun masing-masing, jangan satu akun untuk bersama.
3. Jangan mengumumkan data pribadi di grup. Daftar penunggak, nilai, hasil seleksi, atau catatan kesehatan dikirim secara pribadi kepada wali yang bersangkutan.
4. Minta persetujuan yang benar. Terapkan persetujuan wali yang spesifik dan tercatat, seperti dijelaskan di atas.
5. Tulis kebijakan penyimpanan. Tentukan berapa lama data pendaftar yang tidak diterima disimpan, kapan data santri yang sudah lulus diarsipkan, dan data apa yang tetap dipertahankan, misalnya data ijazah.
6. Periksa perjanjian dengan penyedia aplikasi. Pastikan ada, tertulis, dan menyebut apa yang terjadi pada data bila kerja sama berakhir.
7. Lindungi perangkat. Pasang kunci layar di ponsel dan laptop yang dipakai mengelola data, dan jangan simpan berkas Excel berisi NIK di tempat yang bisa dibuka siapa saja.

Bagaimana Serambi Santri menanganinya

Karena tulisan ini juga menjadi pedoman bagi kami, berikut cara Serambi Santri menerapkannya. Wali menyetujui pengelolaan data lewat link pribadinya, waktunya tercatat, dan pengurus tidak bisa mencentang atas nama wali. NIK dan nomor KK hanya bisa dicatat setelah wali memberi persetujuan khusus, disimpan terenkripsi, tampil tersamar di daftar, dan dihapus bila persetujuan ditarik. Pesan WhatsApp dikirim hanya bila wali menyetujui menerima pesan. Serambi Santri berperan sebagai pemroses data berdasarkan perjanjian pemrosesan data dengan setiap pesantren, dan data tidak dijual atau dipakai untuk iklan. Rincian lengkapnya ada di kebijakan privasi.

Tentu saja aplikasi tidak menggantikan kebijakan pondok. Persetujuan yang baik dan akses yang dibatasi hanya berjalan bila pengurusnya menjalankannya.