Versi draf, 8 November 2026. Akan ditinjau ulang sebelum program perintis dimulai.

Kebijakan privasi

Halaman ini menjelaskan data apa yang dicatat di Serambi Santri, untuk apa, siapa yang bisa melihatnya, dan hak wali atas data tersebut. Kami mengacu pada Undang-Undang No. 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi.

Peran masing-masing pihak

Pesantren adalah pengendali data: pesantren yang memutuskan data santri dan wali dicatat. Serambi Santri adalah pemroses data: kami menyimpan dan mengolah data atas permintaan pesantren, berdasarkan perjanjian pemrosesan data dengan setiap pesantren.

Data yang dicatat

  • Santri: nama, nomor induk, jenis kelamin, tanggal masuk, kelas sekolah, kelas diniyah, asrama dan kamar, status.
  • Data untuk EMIS Kemenag (diisi pondok bila diperlukan): NIK, nomor KK, NISN, tempat dan tanggal lahir, alamat sesuai KK, status mukim, data pendidikan formal, nomor KIP/KKS/PKH, serta data ayah, ibu, dan wali (nama, NIK, tanggal lahir, pendidikan, pekerjaan, penghasilan).
  • Ustadz: data diri dan kepegawaian yang diminta EMIS, termasuk NIK, nomor KK, NIP/NUPTK, nama ibu kandung, dan alamat.
  • Wali: nama, nomor WhatsApp, alamat (opsional), hubungan dengan santri, dan catatan persetujuan.
  • Pengurus: nama, email, dan catatan masuk ke panel.
  • Pendaftar program perintis: nama pesantren, kota, nama dan nomor WhatsApp yang mendaftar, jumlah santri.

Nomor induk kependudukan (NIK) dan nomor kartu keluarga santri, serta NIK ayah, ibu, atau wali, hanya dicatat untuk pelaporan EMIS Kemenag setelah wali memberi persetujuan khusus lewat link pribadinya. Pengurus tidak bisa memberi persetujuan atas nama wali; tanpa persetujuan itu, panel menolak menyimpan data tersebut. Wali bisa menarik persetujuan kapan saja dari link yang sama, dan data tersebut langsung dihapus.

Dengan persetujuan yang sama, pondok atau wali boleh mengunggah scan Kartu Keluarga (opsional), yang di EMIS diperlukan bila mengubah data identitas santri. Isi berkasnya dienkripsi sebelum disimpan, hanya pengurus pondok yang bisa membukanya, setiap pembukaan tercatat, dan berkas ikut dihapus bila persetujuan ditarik atau data santri dihapus.

Data ini disimpan terenkripsi, ditampilkan tersamar di daftar, dan nilainya tidak masuk catatan aktivitas. Serambi Santri tidak mengirim data ini ke EMIS; operator pondok yang menyalinnya dengan akun EMIS pondok. Data ustadz diisi pondok dari ustadz yang bersangkutan.

Untuk apa data dipakai

  • Mengelola administrasi pondok: data santri, kelas, dan asrama.
  • Membantu pondok menyiapkan data pelaporan EMIS Kementerian Agama.
  • Mengirim kabar dan tagihan kepada wali, hanya jika wali menyetujui menerima pesan WhatsApp.
  • Menghubungi pendaftar program perintis.

Data tidak dijual, tidak dipakai untuk iklan, dan tidak dibagikan kepada pihak lain di luar keperluan di atas.

Persetujuan wali

Setiap wali menerima link pribadi. Melalui link itu, wali sendiri yang memberi persetujuan, terpisah untuk setiap keperluan: pengelolaan data ananda dan dirinya, kabar dan tagihan lewat WhatsApp, NIK dan nomor KK untuk EMIS, dan foto ananda di website atau media sosial pondok. Setiap persetujuan dan penarikan dicatat beserta waktu dan kalimat yang disetujui. Pengurus tidak dapat memberikan persetujuan atas nama wali.

Hak wali

  • Melihat data utama yang disimpan pondok tentang dirinya dan ananda, langsung di link pribadinya.
  • Meminta salinan data ananda dan data dirinya.
  • Meminta perbaikan data yang keliru.
  • Meminta penghapusan data, misalnya setelah santri boyong, sepanjang tidak bertentangan dengan kewajiban pencatatan pesantren.
  • Menarik persetujuan kapan saja (WhatsApp, foto, NIK/KK untuk EMIS) dari link pribadinya.

Permintaan diajukan wali lewat link pribadinya (bagian Privasi dan persetujuan) dan langsung masuk ke panel pesantren. Pesantren wajib menjawab paling lambat 3 x 24 jam; panel menampilkan sisa waktunya dan mengingatkan pengurus menjelang batas. Jawaban tampil di link wali.

Keamanan dan penyimpanan

  • Koneksi ke Serambi Santri dienkripsi (HTTPS).
  • Panel pengurus hanya bisa dibuka dengan akun masing-masing.
  • Link wali berisi kode acak yang panjang dan tidak boleh dibagikan ke orang lain.
  • Data pendaftar santri baru yang tidak diterima dihapus otomatis setelah masa simpan yang dipilih pesantren (3 sampai 24 bulan, bawaan 6 bulan).
  • Catatan aktivitas pengurus dihapus otomatis setelah 12 bulan.
  • Data dapat diekspor oleh pesantren kapan saja. Bila pesantren berhenti berlangganan, seluruh data dan berkasnya dihapus permanen setelah masa tenggang 30 hari.

Hubungan kami dengan setiap pesantren diatur dalam perjanjian pemrosesan data yang diterima pesantren di panelnya.

Perubahan kebijakan

Jika kebijakan ini berubah, tanggal di bagian atas halaman akan diperbarui, dan pesantren pengguna akan diberi tahu.

Pertanyaan tentang privasi dapat disampaikan melalui formulir di halaman depan.