Untuk operator EMIS pondok

Data EMIS pesantren: siapkan sekali, salin saat masa pendataan

Kolom, format nomor, dan pilihan di Serambi Santri disusun mengikuti form EMIS 4.0 Pesantren. Saat masa pendataan, operator tinggal menyalin, tanpa mengumpulkan ulang data dari wali.

Coba gratis Baca panduan menyiapkan data EMIS

Perlu diketahui: Serambi Santri bukan aplikasi resmi Kementerian Agama dan tidak mengirim data ke EMIS. Pengisian EMIS tetap dilakukan operator pondok dengan akun EMIS pondok. Berkas ekspor adalah lembar bantu untuk menyalin dan mencocokkan, bukan berkas unggahan resmi.

EMIS dan kenapa pondok perlu rapi di dalamnya

EMIS 4.0 adalah basis data Kementerian Agama yang memuat data lembaga pendidikan, termasuk pesantren, beserta guru atau ustadz dan peserta didik atau santri. Penjelasan dan pemberitaan dari Kemenag menyebut bahwa lembaga dan santrinya perlu tercatat serta datanya diperbarui di EMIS agar dapat menerima bantuan pemerintah. Ketentuan terbaru dan jadwal pendataan ditetapkan kantor Kemenag setempat, jadi tanyakan langsung ke Kankemenag Anda.

Pekerjaan yang paling memakan waktu biasanya bukan mengetik di EMIS, melainkan mengumpulkan data yang benar: NIK dan nomor KK yang salah ketik, data orang tua yang belum lengkap, dan santri yang tercatat dua kali. Di situlah Serambi Santri membantu.

Data yang disiapkan

Paket Lengkap

Santri dan orang tua

NIK, nomor KK, NISN, data kelahiran, alamat, status mukim, serta data ayah, ibu, dan wali, dengan kode pilihan EMIS. Tiap santri punya penanda kelengkapan.

Paket Lengkap

Ustadz dan tenaga kependidikan

Isian “Data Diri Ustadz”: NIK, status kepegawaian, NIP atau NUPTK, alamat, dan perjalanan ke pondok.

Paket Lengkap

Lembaga, sekolah formal, dan izin

Jenis dan jenjang lembaga, satuan pendidikan di pondok, pendiri, mudir, dan izin operasional dengan pengingat masa berlaku.

Paket Lengkap

Ekspor ke Excel

Satu baris per santri dengan kolom mengikuti urutan form santri EMIS. Tersedia juga lembar untuk EMIS Madrasah Diniyah Takmiliyah (MDT).

Diperiksa sebelum disalin

Sebelum data dibawa ke EMIS, panel memeriksa hal-hal yang biasanya membuat data ditolak atau tertimpa:

  • NIK harus 16 digit, dan susunannya wajar: kode provinsi, tanggal lahir, dan jenis kelamin yang tercantum di NIK cocok dengan data santri.
  • NIK atau NISN yang sama muncul pada dua santri.
  • NIK santri sama dengan NIK orang tuanya, atau nomor KK sama dengan NIK.
  • Kemungkinan satu santri tercatat dua kali (nama dan tanggal lahir sama).

Temuan dibagi dua tingkat. Galat berarti EMIS hampir pasti menolak atau menimpa data itu. Peringatan berarti perlu dicek oleh manusia. Santri yang ditandai “salah input/dobel” tidak ikut masuk ekspor.

NIK hanya dengan persetujuan wali

NIK dan nomor KK santri, serta NIK ayah, ibu, atau wali, baru bisa dicatat setelah wali menyetujuinya lewat link pribadinya. Pengurus tidak bisa menyetujui atas nama wali. Data disimpan terenkripsi, tampil tersamar di daftar, dan dihapus bila persetujuan ditarik. NIK dan nomor KK utuh hanya terbuka untuk admin dan pengasuh, dan setiap unduhan ekspor tercatat di catatan aktivitas.

Aturannya dibahas lebih lengkap di panduan data pribadi santri dan UU PDP, dan di kebijakan privasi.

Alur kerja yang disarankan

  1. Lengkapi data sepanjang tahunIsi data santri saat mereka masuk, bukan menunggu masa pendataan. Penanda kelengkapan menunjukkan yang masih kosong.
  2. Minta persetujuan waliKirim link pribadi lewat WhatsApp. Wali menyetujui, lalu NIK dan KK bisa dicatat.
  3. Periksa temuanPerbaiki galat dan cek peringatan sebelum masa pendataan dibuka.
  4. Ekspor dan salinUnduh lembar Excel, lalu operator memasukkannya ke EMIS dengan akun EMIS pondok.

Harga

Fitur data EMIS tersedia di paket Lengkap dan Pro. Paket Dasar mencatat data santri dan wali tanpa isian EMIS.

DasarRp1.000per santri aktif per bulan
LengkapRp1.500per santri aktif per bulan
ProRp2.000per santri aktif per bulan, minimum Rp300.000 per bulan

Tidak ada biaya pasang. Santri yang cuti atau sudah boyong tidak dihitung. Isi tiap paket ada di bagian harga di halaman depan.

Pertanyaan yang sering muncul

Apakah Serambi Santri terhubung langsung dengan EMIS?

Tidak. Tidak ada pengiriman otomatis ke EMIS dan kami tidak meminta akun EMIS pondok. Operator menyalin data dengan akunnya sendiri.

Apakah ini aplikasi resmi Kemenag?

Bukan. Serambi Santri aplikasi mandiri yang menyusun data mengikuti isian EMIS 4.0.

Bagaimana kalau wali belum memberi persetujuan?

NIK dan nomor KK belum bisa dicatat. Data lain tetap bisa diisi, dan penanda kelengkapan akan menunjukkan yang masih menunggu.

Apakah bisa untuk madrasah diniyah?

Ada lembar ekspor untuk EMIS Madrasah Diniyah Takmiliyah bagi santri di kelas diniyah yang tertaut ke MDT.

Panduan untuk pengurus pondok